Mehr Wertschöpfung im Einkauf: DIG und INFORMATICS

DIG - Informatics

12.01.2022

Bezahlte Anzeige – In der Beschaffung haben auch KMUs Potenzial für stärkere Wettbewerbsfähigkeit! Weil transparenter, dezentraler Einkauf für mehr Effizienz sorgt, Kosten spart und Zeit für die besonders lukrative strategische Einkaufsoptimierung freimacht. Die Buzzwords dafür sind eProcurement und Purchase-to-Pay. Eine Kooperation der beiden Linzer IT-Unternehmen DIG und INFORMATICS ermöglicht eine besonders schnelle und ökonomische Umsetzung von derartigen Projekten zur Business-Digitalisierung.

Wie zentrales eProcurement Beschaffungsprozesse zeit- und kostensparend vereinheitlicht, zeigt sich an einem Beispielprojekt, das die beiden IT-Spezialisten aus Linz gemeinsam für die weltweit agierende Roto Frank Fenster- und Türtechnologie GmbH umsetzte. Die Ausgangslage: Für jede Bestellung (z.B. in einem Webshop) musste in SAP eine Bedarfsanforderung (BANF) samt Angabe der Produktnummer und des Shops angelegt werden. Danach ging die BANF an den Einkauf, der sich dann ebenfalls im Webshop einloggte und bestellte. Diesen doppelten Aufwand galt es zu beseitigen.

Flexibilität erleichtert Einstieg in die elektronische Beschaffung

Die Krone der Digitalisierung ist Purchase-to-Pay: Das beschreibt die durchgängige Automatisierung des gesamten Einkaufsprozesses bis hin zur Bezahlung. Der optimale Einstieg im Sinne eines schnell umzusetzenden Projekts mit raschen Erfolgen ist hier der Start mit einer eProcurement-Lösung. DIG bietet dafür ein flexibel ausbaubares System, das auch Roto Frank überzeugte. So wurde trotz Weihnachtspause in knapp sechs Monaten die DIG Plattform betriebsfertig eingerichtet und an SAP entsprechend angebunden. Dabei war insbesondere eine selektive Darstellung der Kontierungselemente von SAP je nach Art der Bestellung gefordert, um eine anwenderfreundliche Umgebung zu schaffen. Denn diese vereinfacht die Arbeit und dient der Fehlervermeidung. Dafür wurde ein Filter definiert, der sich im Laufe des Projektes immer wieder änderte, was aber durch das bewährte Zusammenspiel der DIG mit dem SAP-Spezialisten INFORMATICS kein Problem darstellte.

Planungs- und Kostensicherheit durch 20-jährige Partnerschaft

„Für DIG bringen wir unsere ganze Kompetenz in die Entwicklung von SAP Schnittstellen ein. So können die realen Geschäftsprozesse abseits allfälliger SAP-Standards abgebildet werden“, fasst Richard Simmer, Geschäftsführer INFORMATICS Consulting & Development zusammen. Nach mehr als 50 gemeinsam umgesetzten Projekten stellen die eingespielten Abläufe dabei einen wesentlichen Vorteil für Kunden wie Roto Frank dar. Denn die frühe Integration der ExpertInnen von INFORMATICS in die Kundenabstimmung der DIG garantiert klare Definitionen. Und die können bei Bedarf im Projektverlauf sehr ökonomisch angepasst werden, denn: „Die handelnden Personen kennen sich seit Jahren und DIG weiß genau, wie unsere Business-Logik funktioniert. So sparen wir gemeinsam Termine, Abstimmungsrunden und damit Zeit und Geld“, weiß Simmer und betont: „Das wirkt sich natürlich auch zugunsten der Budgettreue und des veranschlagten Zeitrahmens aus!“

Erfolgreicher Projektstart – Bestellungen per EDI oder Mail an Lieferanten

Schon im ersten Monat wurden über 200 Bestellpositionen abgewickelt, zum Start arbeiteten 15 Personen mit dem System. Dem folgte aufgrund der guten Erfahrungen und der enormen Zeit- und Kostenersparnis ein rascher Ausbau – sowohl was die User betrifft als auch hinsichtlich der angebundenen Shops und Content-Kataloge. Für das sogenannte Onboarding dieser Kataloge (also das Verfügbarmachen im System) bietet DIG komfortable Unterstützung, was insbesondere den laufenden Betrieb der Plattform vereinfacht.